Upravljanje nabave

Zagotovite uspeh podjetja s pravo nabavno strategijo!

Objavljeno: 18.01.2022 | Čas branja: 8 minut

V klubih in tudi v privatnem okolju se občasno organizirajo različni dogodki. Za načrtovanje in nabavo potrebnega materiala, se ponavadi organizirajo tudi predhodni sestanki. To je zelo dober način, da se ugotovi, kdo je nadarjen za organiziranje in naročanje. Ti ljudje so ponavadi najbolj primerni tudi za nabavo v podjetjih. Kajti to, kar se v zasebni sferi običajno dogaja v majhnem obsegu, se v podjetjih izvaja v veliko večjem obsegu. Tudi tu je potrebno razpoložljiva finančna sredstva uporabljati smiselno in učinkovito. V najslabšem primeru lahko napačne odločitve pri komercialnem naročanju ogrozijo celotno dobavno verigo do kupca. Da bi se izognila takšnim napakam, se številna podjetja odločijo za upravljanje nabave. Z veseljem vam bomo razložili, kaj se skriva za tem izrazom, in vam pokazali, kakšne prihranke ponuja upravljanje nabave.

• Kaj pomeni upravljanje nabave?
• Kateri so cilji upravljanja nabave?
• Strateško in operativno upravljanje nabave
• Z nabavnim procesom do optimalnega upravljanja nabave
• Upravljanje nabave za dele C
• Kritična področja pri upravljanju nabave
• Povzetek najpomembnejših informacij

 

Kaj pomeni upravljanje nabave?

Preprosto povedano, lahko rečemo, da je oskrba podjetja odvisna od dobrega upravljanje nabave. Oskrba se ne nanaša le na materialne dobrine. Po potrebi je potrebno nabaviti tudi storitve, informacije in kapital. Tako je upravljanje nabave osrednje mesto, kjer se sprejemajo vse odločitve v zvezi z nabavo. Odločilne osebe vedno ocenijo trenutne razmere na trgu ter pretehtajo stroške in koristi.

Sestavni del upravljanja nabave je upravljanje tveganj. Pri tem se odloča, ali je mogoče domačega dobavitelja, katerega kakovost in zmožnost dobave sta zagotovljeni, nadomestiti z mednarodno dejavnim dobaviteljem. Izkušnje kažejo, da so globalno dejavni dobavitelji bistveno cenejši, vendar je njihovo znanje, kakovost in dobavljivost pogosto vprašljivo.

Velika podjetja ali javne ustanove, za iskanje dobaviteljev uporabljajo obsežne razpise na posebnih portalih. V nadaljnjih procesih oddaje naročila se nato izberejo najboljši dobavitelji.

Druga pomembna naloga upravljanja nabave je nadzor. Z natančno analizo obstoječih procesov in postopkov je mogoče natančno preveriti, katere optimizacije in prihranki stroškov je še možno izvesti. Med pomembnimi nalogami upravljanja nabave pa so tudi pogajanja o cenah in popustih ter sklepanje pogodb z dobavitelji.

Kateri so cilji upravljanja nabave?

Glavni cilj in bistvena naloga je zanesljiva oskrba lastnega podjetja z visokokakovostnim blagom in storitvami. Le tako je mogoče zagotoviti delovanje podjetja.. Nadaljnji podrejeni cilji so:

• Optimizacija procesnih stroškov za skladišče in logistiko.
• Analiza in optimizacija obstoječih nabavnih postopkov.
• Priprava podrobne analize potreb in analize trga nabav.
• Oblikovanje strategij upravljanja nabav.
• Priprava analize dobaviteljev in izbor.

Vse te cilje lahko na koncu povzamemo v eni točki: Izboljšati razmerja med stroški in koristmi za podjetje.

 

Strateško in operativno upravljanje nabave

Da bi omogočili uresničitev zgoraj navedenih ciljev, se upravljanje nabave nanaša na strateško in operativno upravljanje nabav. Naloge obeh področij se jasno razlikujejo.

 

Strateško upravljanje nabav

Strateško upravljanje nabave temelji na srednje- do dolgoročnih ciljih podjetja. Ustrezne strategije so razvite za določitev obsega, v katerem so materialne dobrine in storitve potrebne za doseganje ciljev, ki si jih je podjetje zastavilo. Te strategije med drugim vključujejo analizo povpraševanja in nabavnega trga ter organizacijo dobaviteljev. Sprejemajo se tudi odločitve o izdelavi ali nakupu „Make-or-Buy“ , torej o tem, katere komponente je treba izdelati v lastni režiji in katere kupiti.. Vse odločitve se vedno sprejemajo ob upoštevanju zahtevane kakovosti, razpoložljivosti in ocene tveganja, da ne bi ogrozili notranje vrednostne verige. Z obsežnim nadzorom se preverjajo trenutni procesi, da se lahko po potrebi sprejmejo protiukrepi.

Operativno upravljanje nabave

Operativno upravljanje nabave je zadolženo za notranje izvajanje postopkov nabav. V nasprotju s strateškimi nabavami, ki jih je mogoče načrtovati tudi dolgoročno, mora biti operativno upravljanje nabav sposobno delovati hitro in v kratkem času. V primeru motenj v delovanju, ki jih povzroči okvara stroja ali sistema, je treba pri ustreznem dobavitelju čim prej naročiti potrebne nadomestne dele.
Vendar je treba pravočasno nabaviti tudi izdelke za servis, vzdrževanje in popravila. V primeru redno potrebnih operativnih virov za proizvodnjo ali pisarniških potrebščin in orodij, ki so izpostavljeni obrabi, mora operativno vodstvo nameniti večjo pozornost razpoložljivi količini, zmogljivosti skladiščenja, izvoru, času dobave, ceni in kakovosti.

Strateška in operativna nabava v podjetju delujeta z roko v roki, da bi zagotovili, da je vse zahtevano blago in storitve na voljo, ko ga potrebujemo. Vendar pa je treba količine nakupa nadzorovati tako, da razpoložljivi kapital podjetja ni po nepotrebnem vezan na blago, ki potem dolgo časa leži neuporabljeno na zalogi.

 

Z nabavnimi procesi do optimalnega upravljanja nabav

Strateška operativna sredstva, imenovana tudi deli A in B, predstavljajo velik delež celotne nabave, zagotavlja pa jih omejeno število dobaviteljev. Drugače je z operativnimi sredstvi, znanimi tudi kot deli C. Zaradi velikega števila različnih izdelkov/delov C je potrebno veliko večje število različnih dobaviteljev. Iskanje pravega izdelka postane dolgotrajna naloga, povrhu vsega pa moramo upoštevati tudi smernic podjetja za odobritev nabave, oddajo naročil in obdelavo naročil.

Maverick-Buying

Nabava delov C je običajno nenadna in neredno ponavljajoča se potreba, zaposleni ali oddelki pa pogosto delujejo po lastni presoji. Kupuje se samostojno, ločeno od notranjih postopkov naročanja v podjetju. Takšen neodvisni nakup (Maverick-Buying) se ne izvajajo s slabimi nameni, ampak pogosto preprosto zaradi ogromnega časovnega pritiska ali nevednosti.

Za pospešitev uradnega nabavnega procesa ter povečanje transparentnosti in merljivosti procesov obstajajo različne rešitve za elektronsko podprto naročanje,  OCI/Punchout, Smart Procurement ali e-katalogo. Z dodelitvijo proračunov (budgeta) in pravic do naročanja v e-naročanju, imajo zaposleni v različnih oddelkih možnost, da hitro in še vedno v skladu z nabavnimi smernicami nabavijo nujno potrebne dele C

Upravljanje nabave za dele C 

S pomočjo analize ABC lahko vse materiale, ki jih potrebuje podjetje, razdelimo v tri razrede. Razvrstitev temelji na raznolikosti izdelkov in vrednosti kupljenega blaga. Vrednosti v %, podane v tabeli, služijo kot orientacijske vrednosti za prikazan primer, ki se lahko v vašem podjetju nekoliko razlikujej.

ABC razčlenitev blaga za nabavo

Deli A	Majhna raznolikost izdelkov, Visoki stroški nabave	10 % artiklov predstavlja 80 % obsega nakupa
Deli B	Srednja raznolikost izdelkov, Srednji stroški nabave	40 % artiklov predstavlja 15 % obsega nakupa
Deli C	Velika raznolikost izdelkov, Nizki stroški nabave	50 % artiklov predstavlja 5 % obsega nakupa

Zaradi nizkih stroškov nabave in majhnega obsega nabave, deli C niso nujno opazni pri upravljanju z materiali.

Kljub temu je prav tu največja možnost prihrankov z dobrim upravljanjem nabave. Zakaj, ker so stroški postopka za nabavo delov C, (približno 80 %), torej nekajkrat višji od dejanske vrednosti blaga, ki ga je treba nabaviti (približno 20 %).

Sistem E-naročanja, ki najbolj ustreza podjetju, in povezovanje potencialnih dobaviteljev zmanjšujeta stroške procesa nabave in s tem ustvarjata ogromen potencial prihrankov. Strokovnjaki ta proces imenujejo tudi upravljanje porabe na repu.

 

Delitev strateških in operativnih sredstev

A- and B-parts

C-parts

 

 

 

Kritična področja pri upravljanju nabave

Vodenje nabave pri vsakodnevnem delu vedno deluje na meji konflikta med zanesljivostjo oskrbe (1), cenovno konkurenco/izborom dobavitelja (2) in stroškovno učinkovitostjo (3).

Velika umetnost je najti "zlato sredino" med skrajnostmi posameznih kotnih točk.

To ni vedno enostavno. Kajti glede na situacijo se lahko osnova, na kateri se sprejemajo trenutne odločitve, vedno premakne v smer ene od treh skrajnih točk.

1.  

1. Zanesljivost oskrbe

Upravljanje nabave mora popolnoma zagotoviti, da je zahtevano blago vedno na voljo, ko ga podjetje potrebuje. Zanesljivi dobavitelji, ki zanesljivo izpolnjujejo svoje dobavne roke, v večini primerov niso najcenejši ponudniki. Dodatni "rezervni" dobavitelji, ki lahko nadomestijo morebitna ozka grla glavnega dobavitelja pri dobavi, pa povečajo napore pri upravljanju dobaviteljev.

 

2. Cenovna konkurenca/izbira dobavitelja

Seveda je prednost, če si več dobaviteljev neposredno konkurira s cenami. Tako lahko kupci vedno izkoristijo najboljšo ceno. Vendar stalno menjavanje dobaviteljev ogroža varnost oskrbe, upravljati pa je potrebno številne dobavitelje. Konsolidacija dobaviteljev poenostavlja upravljanje dobaviteljev, vendar preprečuje cenovno konkurenco.

3. Stroškovna učinkovitost 

Najcenejši dobavitelj je vsekakor ugoden za stroškovno učinkovitost. Vendar ni nujno, da je to najboljši dobavitelj. Kakovost dobavljenih izdelkov je namreč pogosto tesno povezana s ceno. Vedno je potrebno skrbno preučiti ponujeno razmerje med ceno in kakovostjo izdelka. V primeru dvoma je priporočljivo vložiti nekaj več denarja in v zameno prejeti dobre izdelke.

Povzetek najpomembnejših informacij

Neorganizirana ali slabo delujoča operativna nabava lahko zelo hitro postane stroškovna past za podjetje. Tveganje ogrožanja donosnosti in funkcionalnosti celotnega podjetja je zelo veliko. Dobro delujoče upravljanje nabave pa z učinkovitimi programi zagotavlja, da so vse zahtevano blago in storitve na voljo, ko so potrebni, in da so stroški zanje obvladljivi.

Pri tem so v veliko pomoč digitalizacija notranje nabavne organizacije, dobro premišljeno upravljanje dobaviteljev in izvajanje nabave materiala s standardiziranimi procesi.