Upravljanje delov C " Učinkoviti postopki naročanja za dele C
Nakup blaga v podjetjih in podjetjih je vsak dan pravi izziv. Glede na vrsto in količino blaga, ki ga je treba nabaviti, se sklepajo pogodbe, ki včasih znašajo več milijonov evrov. Zato ni presenetljivo, da se nabavni oddelki osredotočajo predvsem na velike projekte.
Kljub vsej tej zavzetosti pa ne smemo pozabiti na številne majhne in na videz poceni artikle. Na žalost so ti tako imenovani deli C v mnogih podjetjih zanemarjeni. Vendar pa je zlasti na tem področju veliko možnosti za prihranke. Tudi če so cene postavk relativno nizke. Z veseljem vam bomo razložili strateški pomen upravljanja delov C in kako je mogoče v celoti izkoristiti potencial prihrankov.
Podjetja in poslovni subjekti vsak dan potrebujejo različno blago in izdelke. To mora biti na voljo takoj, da se ne prekine proces ustvarjanja vrednosti in da ni ogrožena dobavna veriga, tj. dobavna veriga do kupca. Zelo pomembno je, ali je treba na primer nabaviti stroj, določeno surovino ali različne manjše dele.
Različne skupine izdelkov imajo različne uteži zaradi svoje materialne vrednosti in pomembnosti za operativni proces. Izraz C-delci izhaja iz analize ABC. Analiza ABC se uporablja za natančno kategorizacijo. Tako je mogoče vse zahtevano blago razvrstiti v tri razrede (dele ABC), ki se nato v podjetju obravnavajo in upravljajo posamično.
Pri analizi ABC se za oceno uporabita zahtevana količina v določenem obdobju in vrednost blaga, ki ga je treba nabaviti. Razporeditev količine in vrednosti je lahko videti takole:
Razvrstitev z uporabo analize ABC
| Razvrstitev | Skupne značilnosti razreda | Pripisovanje količin in vrednosti |
|---|---|---|
| Deli A | Zelo majhno število in visoka vrednost posameznih predmetov. | 10-20 % količine blaga ustreza približno 70-80 % vrednosti blaga. |
| Deli B | Nizko število in povprečna vrednost posameznih postavk. | 10-40 % količine blaga ustreza približno 10-25 % vrednosti blaga. |
| Deli C | Veliko število in nizka vrednost posameznih predmetov. | 50-70 % količine blaga ustreza približno 5-10 % vrednosti blaga. |
V številnih podjetjih so klasični deli C na primer pisarniški material in blago MRO. Z drugimi besedami, izdelki, ki so potrebni za vzdrževanje, popravila in delovanje. Vendar pa se med dele C štejejo tudi higienski izdelki, oprema za zdravje in varnost ter potrošni material.
Ker se deli C v nasprotju z blagom kategorije A ali B običajno nahajajo v nižjem cenovnem segmentu, pogosto niso nujno v središču pozornosti nabavnega oddelka. Toda s poslovnega vidika je to velika napaka.
Vrednost blaga
Sodni stroški
To pa zato, ker je treba pri naročanju poleg vrednosti blaga upoštevati tudi s tem povezane stroške predelave.
Z drugimi besedami, vsi stroški, ki nastanejo zaradi naročila dela C. To vključuje vse stroške za izbiro izdelka, izbiro dobavitelja, postopek naročanja, prejem blaga, dodelitev blaga, distribucijo blaga, preverjanje računov, računovodstvo in arhiviranje.
Za dele A in B znašajo stroški postopka v povprečju približno 20 % stroškov nabave.
Ker so stroški nabave delov C bistveno višji, so stroški postopka pogosto večkrat višji od dejanske vrednosti blaga.
Stroški postopka znatno podražijo nakup.
Preprost par kombiniranih klešč, ki ga dobavitelj ponuja za 22 EUR, podjetje stane več kot 100 EUR! Cena tega naročila se je torej povečala za petkrat. A to še ni vse!
Količinsko gledano predstavljajo deli C največji delež blaga, ki ga je treba nabaviti. Zaradi tega povprečno podjetje pogosto vsako leto odda več tisoč posameznih naročil.
Ob predpostavljenem, vendar v praksi povsem realnem deležu stroškov postopka v višini 89 EUR in letnem obsegu 6 000 naročil se samo stroški postopka hitro pomnožijo na 534 000 EUR.
V najslabšem primeru oskrba z deli C v podjetju ali organizaciji ni centralno urejena. V tem primeru je vsak oddelek bolj ali manj odgovoren za oskrbo s potrebnimi deli C. Ker se oddelki med seboj ne usklajujejo, se enaki izdelki naročajo večkrat in pri različnih dobaviteljih delov C. Zato se praktično ne izvajajo pogajanja o cenah, ne uporabljajo se popusti ali stopnjevane količine. Te in druge negativne učinke "divje" nabave smo podrobno opisali v našem vodniku po divji nabavi.
Cilj strokovnega upravljanja delov C je optimizirati nabavo potrebnega blaga in s tem zmanjšati stroške za ta sredstva. Vendar pri tem ne gre le za doseganje boljših cen izdelkov pri nabavi. Veliko večji vzvod za učinkovito nabavo je zmanjšanje včasih visokih stroškov procesa. Zato upravljanje C-delov ne zadeva le nabavnega oddelka. Prej je treba vključiti vse oddelke, ki sodelujejo v procesu nabave.
Poleg tega se upravljanje delov C ne sme uporabljati le pri nabavi, temveč tudi v proizvodnji. Vendar je upravljanje delov veliko lažje izvajati v industriji in proizvodnem sektorju. To pa zato, ker je potreba po določenih elementih, kot so vijaki, matice, podložke ali kabelske vezalke, neposredno povezana s proizvodnjo.
V ta namen se v proizvodnji uporabljajo avtomatski razdelilniki blaga, prenosni zabojniki ali sistemi polic/bockov Kanban. Odstranjevanje blaga, na primer s police Kanban, se nato zabeleži elektronsko.
Skupaj s ključnimi podatki o trenutnih zalogah in načrtovanih potrebah je mogoče v sistemu ERP samodejno in pravočasno oblikovati naročila.
Cilj je zagotoviti stalno razpoložljivost vseh potrebnih delov brez visokih stroškov skladiščenja.
Upravljanje C-delov je pri nabavi še težje. Razlog za to je, da je v igri veliko več dejavnikov in da je dejansko povpraševanje mogoče načrtovati le v omejenem obsegu. Zato si želimo podrobneje ogledati področje nabave.
Zaradi zapletenih medsebojnih povezav je upravljanje C-delov pri naročilih daleč največji izziv. Še posebej, če je bila nabava na tem področju doslej neusklajena. V tem primeru se je v praksi izkazal za uspešnega pristop k vzpostavitvi upravljanja z deli C po korakih.
Za spremembo obstoječih postopkov so potrebna jasna navodila.
Če so vključeni ljudje obveščeni tudi o tem, zakaj se nekaj spreminja, je sprejemljivost bistveno večja.
Ponovno preverite obstoječe sisteme upravljanja.
Tudi če ima podjetje dobro delujoč sistem C-PART MANAGEMENT, je smiselno občasno podrobneje pregledati posamezne točke. Na trgu, ki postaja vse hitrejši, je treba nenehno ocenjevati tudi razpoložljive možnosti. Le tako je mogoče v celoti izkoristiti možnosti optimizacije.
Učinkoviti delovni procesi in elektronsko podprta naročila so skrivni recept za uspešno podjetje. Vendar je treba tudi nabavo navidezno poceni majhnih delov opraviti previdno. V določenih okoliščinah lahko namreč stroški procesov eksplodirajo, zlasti na tem področju. Te stroške bi bilo nato treba prenesti na kupca prek cene izdelka. Zaradi tega trpi konkurenčnost podjetja.
Uvedba učinkovite rešitve za C-delce lahko to zagotovo prepreči in drastično zmanjša stroške postopka. Vendar pa optimizacija nabave C-delov ni samo vitrina za nabavo. Nasprotno, aktivno morajo biti vključeni vsi oddelki, ki sodelujejo pri nabavi. Le tako lahko oseba v nabavi razume, zakaj serviserji nujno potrebujejo kalibrirano merilno napravo. Po drugi strani pa lahko sodelavci v nabavi verodostojno pojasnijo, zakaj vodstvo pri nabavi daje prednost določenim orodjem, merilnim napravam ali dobaviteljem.