Digitalno delovno mesto: bodite učinkoviti v pisarni, doma in na poti
Objavljeno: 14. avgust 2024 | Čas branja: 6 minut
Sodobno sodelovanje s katere koli lokacije je postalo standard. Ne osredotočamo se več na to, kje, ampak na to, kako delati kot ekipa. Fiksni delovni čas in tradicionalni kraji zaposlitve ne ustrezajo dinamičnim zahtevam sodobnega poslovanja. Hibridne oblike dela naredijo poslovanje na vseh področjih bolj fleksibilno, učinkovito in trajnostno. Delo v hibridnem modelu je ključnega pomena za privabljanje in ohranjanje kvalificiranega osebja, saj ponuja ravnovesje med poklicnim in zasebnim življenjem ter izboljšuje izkušnje zaposlenih
Kako pa lahko tisti, ki so za to odgovorni, ustvarijo optimalne pogoje za delovanje? Kakšne koristi imajo lahko podjetja od hibridnih modelov dela? Digitalno delovno mesto – poznano tudi kot digitalni delovni prostor ali sodobno delovno mesto – ima ključno vlogo pri izvajanju hibridnega dela. To je osnova za digitalizacijo delovnih procesov, večjo učinkovitost in uporabo umetne inteligence (AI).
-
Ponovno razmislite o sejnih sobah za hibridno delo
Kaj je digitalno delovno mesto?
Digitalno sodelovanje je spremenilo zunanjo in interno komunikacijo v podjetjih. Ekipe morajo zdaj komunicirati učinkovito in na daljavo. Občutno se je povečala komunikacija na daljavo med zaposlenimi, poslovnimi partnerji in strankami. Podatki se standardno izmenjujejo prek spletnih kanalov in platform UCaaS (Unified Communications as a Service). Za to potrebujejo podjetja infrastrukturo za komunikacijo in sodelovanje, ki jo lahko njihovi zaposleni uporabljajo ne glede na lokacijo in prek vseh ustreznih končnih naprav, kot so osebni računalniki, prenosniki in pametni telefoni.
Digitalno delovno mesto pomeni učinkovito, mobilno in varno delo, ki temelji na novih tehnologijah in digitalnih orodjih. Gre za popolnoma digitalizirano, lokacijsko neodvisno delovno cono, ki podpira sodobne poslovne procese.
Digitalno delovno mesto v celoti prenaša poteke dela v virtualni prostor. Zaposleni uporabljajo delovni prostor za dostop do aplikacij, storitev, orodij in podatkov, ki omogočajo spletno sodelovanje. Cilj je, da so vse potrebne informacije dostopne kadarkoli, kjerkoli in zelo hitro. To ekipam omogoča preklapljanje med različnimi lokacijami in urniki.
Podjetja, ki želijo v prihodnosti uspeti, morajo svojo korporativno kulturo osredotočiti na inovativnost in trajnost. Vsak zaposleni prispeva k ustvarjanju vrednosti. Še bolj pa je pomembno zagotoviti optimalne delovne pogoje za vse. Tako lahko vsak člen v verigi da svoj maksimum.
Digitalni delovni prostor izpolnjuje številne zahteve sodobnih podjetij:
Zaposleni in ekipe cenijo prilagojeno delovno mesto brez motenj z visoko stopnjo integracije za pametno in mobilno delo. Praktična rešitev je združiti komunikacijo na platformi, ki ponuja vse potrebne funkcije in jo sprejemajo vsi zaposleni. Digitalno delovno okolje zmanjša potrebo po spreminjanju konfiguracij s preskakovanjem med različnimi orodji. Spletno prevajanje in prepisovanje sestankov v živo, funkcije pomoči z umetno inteligenco in samodejni povzetki sestankov vam prihranijo dragoceni čas.
V specializiranih oddelkih je pomembna hitra izmenjava znanja, skupno urejanje in deljenje dokumentov ter dostop do rezultatov dela.
Trženje in prodaja temeljita na visoki razpoložljivosti podatkov o trgu in kupcih. Vse bolj pomembne postajajo tudi večkanalne kampanje in pridobivanje informacij s kanalov družbenih medijev.
IT oddelki si prizadevajo zagotoviti zanesljivo, varno IT infrastrukturo, ki jo je enostavno vzdrževati.
Vodstvo želi povečati produktivnost in učinkovitost ob znižanju stroškov, skrajšanju ciklov uvajanja inovacij, zavarovanju investicij in izboljšanju konkurenčnosti.
Digitalno delovno mesto je celosten koncept, ki zahteva implementacijo strategij na številnih področjih. To je edini način za povezavo materialov, orodij in organizacije med oddelki.
Začne se pri delovnem okolju (soba in miza), nato pri osebni delovni opremi (PC, prenosni računalnik, večnamenska naprava in pametni telefon) in tehnologiji (center v oblaku za interdisciplinarno timsko delo) in konča pri ljudeh (implementacija in povečanje sprejemanja uporabnikov z usposabljanjem). ). S širšega vidika digitalno delovno mesto ni le pogoj za prostore, strojno in programsko opremo, temveč tudi za oblikovanje poslovnih procesov in celotne organizacije.
Mnoga podjetja so dosegla osnovne zmožnosti dela na daljavo in digitalizirala del delovnega mesta. Vendar razpoložljivost tehnologije pogosto še ni dovolj napredna za konfiguracijo vseh delovnih postaj, ki jih je mogoče digitalizirati.
Vsako podjetje ima svoj pristop k digitalnemu delovnemu mestu. Kot del stalnega procesa odkrijte, katera oblika in vrsta hibridnih modelov dela najbolj ustrezata potrebam vašega podjetja. Prepoznajte ovire in si postavite cilje za svoje delovno mesto. Ni nujno, da je vse narejeno na spletu in ni nujno, da se vse dogaja v pisarni. Določite svojo specifično potrebo po kamerah, mikrofonih, slušalkah in rešitvah za sejne sobe.
Učinkovitost in izkušnje zaposlenih so pomembni dejavniki uspeha v scenarijih hibridnega dela. Hibridne ekipe se močno zanašajo na tehnologijo na digitalnem delovnem mestu. Ljudje, ki uporabljajo ustrezne mobilne naprave, lahko uporabljajo digitalno delovno mesto za produktivno in ciljno usmerjeno delo kjer koli. Za ustrezne rezultate zaposleni potrebujejo dobra delovna orodja, ki ustrezajo njihovemu želenemu kraju opravljanja nalog: pisarna, domača pisarna ali mobilni telefon. Potrebujejo naprave, ki jih je mogoče uporabljati prilagodljivo in jih je enostavno upravljati. Opremljen s hitrim Wi-Fi in 5G, vas nič ne ovira pri delu ne glede na čas in lokacijo.
Izbira tehnologije temelji predvsem na zahtevah podjetja. Pomembno vlogo igrajo tudi potrebe in udobje zaposlenih. Uporabniki, ki pretežno uporabljajo mobilne naprave, pogosto izberejo kompaktne in energijsko učinkovite prenosnike z majhno težo in dolgo življenjsko dobo baterije. Zmogljivo usmerjeni prenosniki ponujajo zahtevnim ljudem visoko zmogljivost v kompleksnih procesih.
Prav tako je pomembno preučiti koncepte trajnosti in storitev, tako da ekipe ostanejo povezane dolgoročno, IT oddelki pa so razbremenjeni. Conrad ponuja ustrezne razrede naprav za ta namen v različnih kategorijah opreme in zmogljivosti.
Nasvet: Okrepite digitalne veščine in motivacijo svojih zaposlenih. V ta namen ponudite tečaje usposabljanja.
Pogosto zanemarjen vidik digitalne opreme za delovno mesto so zunanje naprave in dodatki. Produktivnost trpi zaradi pomanjkanja poslovno prijaznih slušalk in video kamer za optimalen prenos videa in zvoka. Visokokakovostne slušalke zmanjšajo hrup iz okolice in jih je mogoče udobno nositi več ur. Pomanjkanje priklopne postaje ali drugega monitorja lahko prav tako omeji prilagodljivost prenosnikov. Ne pozabite tudi na na videz majhne stvari, kot so kabli za zunanje monitorje. Pomembna je tudi torba, v kateri lahko uporabniki varno shranijo in prevažajo svoje prenosnike in dodatke.
Hibridne videokonference, klepeti, virtualni prostori, virtualne table in dogodki: poslovne zahteve so raznolike in se spreminjajo. Vas jezi neučinkovitost hibridnega komuniciranja in sodelovanja v vašem podjetju? Potem je čas, da optimizirate svoje procese s pravo platformo v oblaku.
Z Microsoft 365 kot pisarniško rešitvijo ima veliko podjetij že dobro izhodišče za digitalno delovno mesto. Microsoft Teams, Zoom in podobne platforme vam omogočajo, da povečate intenzivnost stikov na digitalnem delovnem mestu in izboljšate pretok informacij med sodelovanjem. Združujejo korporativne komunikacije na eni platformi in ustvarjajo ekosistem globalnega sodelovanja. Podjetja lahko poljubno izbirajo, kje in kako bo potekala menjava ter katere naprave bodo zanjo uporabljene.
Platforma ponuja možnost sodelovanja v realnem času, deljenje datotek, zaslonskih vsebin in izmenjavo komentarjev. Zaposleni lahko nemoteno preklapljajo med telefonom, video in klepetom, pošiljajo datoteke, delijo vsebino in načrtujejo sestanke. Virtualna ozadja spremenijo katero koli lokacijo v pisarno. Uporablja se tudi za komunikacijo s ponudniki storitev, dobavitelji, strankami in kandidati. Nadzor dostopa in šifriranje zagotavljata, da imajo samo pooblaščene osebe dostop do storitve v oblaku.
Nasvet: običajne poslovne aplikacije je mogoče integrirati v platforme. Preklapljanje med različnimi aplikacijami v digitalnem delovnem okolju ni več potrebno.
Ponovno razmislite o sejnih sobah za hibridno delo
Digitalizacija in hibridni modeli dela vodijo v spremembo funkcij pisarne: poleg koncepta desk-sharinga za osredotočeno delo v ospredje stopajo majhne in velike konferenčne sobe kot mesta sodelovanja. Ne glede na to, ali gre za sestanek, videokonferenco, predstavitev ali spletni seminar, prilagodite svoje sejne sobe za hibridno delo in svojim zaposlenim omogočite izbiro. Novi prostorski koncepti postajajo vedno bolj pomembni za ustvarjalne izmenjave in osebna srečanja. Poleg tega postanejo dnevni prostori prostor za sproščeno razmišljanje in integracijo.
Za procese sodelovanja podjetja potrebujejo timsko usmerjene prostore, opremljene s sodobno video in avdio tehnologijo. Učinkovite metode sodelovanja povečajo produktivnost in zadovoljstvo ekipe – bodisi s hitrim začetkom hibridnega sestanka, brezžično skupno rabo zaslona ali komentarji v realnem času na digitalni tabli. Po drugi strani pa neučinkoviti sestanki stanejo čas in denar.
Pri izbiri hibridnih videokonferenčnih sob bodite pozorni na to, da sta strojna in programska oprema prilagojeni predvidenemu namenu. Razmisliti velja tudi o rezervacijskem sistemu, preko katerega bodo lahko ekipe organizirale zasedenost konferenčnih sob.